Как правильно выбрать МФУ

2009-07-27

На сегодняшний день, рынок офисной техники, представляет собой огромное количество различных моделей множительной техники, разобраться в которой без определенных знаний достаточно непросто. Все производители выпускают широкий спектр моделей – копиры, принтеры, многофункциональные устройства (МФУ). Практически у всех производителей происходит постоянная и быстрая смена модельного ряда и его расширение. 

Правильный выбор любого копировального аппарата или МФУ основывается, прежде всего, на четкой постановке задач, которые будет решаться с помощью конкретной модели печатающего устройства. 

Рассмотрим основные критерии такого выбора:

1. Максимальный объем копирования (печати) в месяц.

Определяется количеством копий, которое можно сделать на данной модели копировального аппарата (МФУ) в течение месяца. Рассчитать свой примерный объем копирования можно, прикинув, сколько бумаги в месяц уходит на внутренний документооборот компании и умножив это число на два. Это связано с тем, что с появлением копировального аппарата (МФУ), как правило, потребность в копировании увеличивается. Превышение максимального объема копирования (обязательно указываемого в документации фирмы-производителя) влечет за собой частые поломки аппарата и, как следствие, увеличение расходов на ремонт и техническое обслуживание, а в гарантийный период (в некоторых случаях) - к снятию аппарата с гарантийного обслуживания. Следовательно, лучше всего покупать копировальный аппарат, у которого рекомендованный* объем копирования как минимум на 30 % больше ваших сегодняшних потребностей, и увеличить эту величину вдвое для офисных моделей, чем через некоторое время приобретать еще один копировальный аппарат.

Рекомендованный (допустимый, средний) объем копирования*

Любой копир (МФУ, принтер) – аппарат, имеет довольно сложную конструкцию, включающую в себя электронные, оптические и механические компоненты, рассчитанные на некоторую рабочую нагрузку, оговоренную в документации фирмы-производителя. Соблюдать рекомендованный фирмой-производителем объем копирования - значит, наиболее рационально использовать возможности аппарата, что является залогом его безотказной длительной работы и экономичного использования.

2. Максимальный формат бумаги при копировании.

Максимальный размер копии, которую можно получить на данном многофункциональном устройстве. Максимальный размер копии определяется размером изображения, которое может быть напечатано на листе самого большого подходящего для данной модели формата. Формат копий должен соответствовать вашим техническим задачам и может находиться в диапазоне от А4 до А0. Следует отметить, что максимальный формат оригинала у конкретного многофункционального устройства может быть больше максимального формата изготавливаемых копий.

  3. Скорость копирования (печати).

Скорость копирования (печати) как правило, измеряется в страницах формата А4 в минуту (стр./мин). Этот параметр всегда привязан к таким показателям, как производительность и максимальный формат при копировании. Высокая скорость копирования односторонних и двусторонних (Дуплекс см. ниже) документов позволят легко выполнять большие объемы документооборота. Следует отметить, что производители указывают скорость черно-белого копирования/печати для вполне определенных и сравнительно невысоких показателей заполнения страницы.
Например: В скоростном диапазоне от 4 до 15 коп/мин у большинства персональных копировальных аппаратов (МФУ) максимальный формат находится в пределах от А4 до В4, а максимальная месячная нагрузка не превышает 10 тысяч копий в месяц. 
Бывает, что за короткий промежуток времени стоит задача выполнить большой объем печати или копирования. В этом случае, следует обратить внимание на возможность "дублирования", то есть два копировальных аппарата средней скорости, вместо одного высокоскоростного. Этот вариант может иметь множество плюсов, а именно: стоимость двух аппаратов 35-45 коп/мин может оказаться ниже одного, имеющего скорость 90 коп/мин.  
При общей равной скорости клиент имеет выигрыш не только при покупке, но и в работе - а именно: возможность параллельно обрабатывать различные задания, использовать тандем из двух аппаратов как постоянно работающий копировальный центр, так как в случае временного выхода из строя одного аппарата, вы можете плодотворно использовать второй. Главное, чтобы себестоимость копий двух аппаратов средней производительности не была значительно выше одного высокоскоростного.

4. Себестоимость копии.

Практика показывает, что свыше 85% всех расходов за время эксплуатации копировального аппарата приходится на расходные материалы и сервисное обслуживание и только 15% составляет стоимость собственно копировального аппарата. Поэтому важно понимать, что, выбирая копир или МФУ необходимо ориентироваться не на его цену, а на себестоимость копии. 

Чтобы точно подсчитать затраты компании на производство одной копии, а исходя из этого и общие затраты за период эксплуатации КМА, необходимо знать стоимость расходных материалов (тонера, девелопера, барабана (фоторецептора)), по которым компания – сервисный партнер обязуется продавать их Вам, обеспечивая сервисную поддержку, а так же их гарантированный ресурс. 

В этом случае стоимость одной копии без учета бумаги, запасных частей и амортизации будет рассчитываться по следующей формуле:

$ копии = $ тонера/ресурс тонера + $ барабана/ресурс барабана + $ девелопера/ресурс девелопера.

  5. Архитектура копировального аппарата (МФУ).

Как правило, с увеличением объема копировальных работ, возрастает потребность в их автоматизации. Следовательно, будут необходимы такие дополнительные устройства, как автоподатчик документов и сортировщик. С точки зрения экономии бумаги и удобства работы потребуется устройство для двустороннего копирования (дуплекс).
Приобретая копир или МФУ, Вы должны знать, что цена аппарата названная вашим поставщиком, как правило, подразумевает его минимальную комплектацию, то есть для того, чтобы ваши требования к копиру полностью отвечали его возможностям, необходимо четко знать возможности аппарата в стандартной (минимальной) комплектации. Спектр дополнительного оборудования (автоподатчик оригиналов, дуплекс, сортировщик, стол с кассетами и т.д.), может быть достаточно широк и в базовую комплектацию не входит. Сумма, которую организация реально тратит, приобретая копир (МФУ), выглядит следующим образом: цена копировального аппарата + стоимость стартового комплекта расходных материалов + стоимость дополнительного оборудования + доставка и инсталляция (запуск, сдача в эксплуатацию). 

Компании, которые профессионально занимаются поставкой и обслуживанием копировально-множительной техники, как правило, включают стартовый комплект в стоимость КМА, а доставку и запуск осуществляют бесплатно.

  6. Сервисное обслуживание

Сервисное обслуживание офисной техники - залог надежной и бесперебойной работы Вашего офиса. Надежность работы копировально-множительной техники неотъемлемо связана со своевременным и профессиональным сервисным обслуживанием. 

Любой копировальный аппарат (МФУ), является технически сложным устройством, включающим в себя механические части (валы, шестерни, и пр.), электронную часть, систему оптической передачи изображения. Копиры, как правило, работают в агрессивных средах - запыленность, тепло от батареи, загрязненность тонером внутри. Запеченная бумажная пыль в смеси с тонером дает сложное соединение, которое может привести к износу приводных шестерен, что как следствие приводит к выходу копировального аппарата (МФУ) из строя и дорогостоящему ремонту. Одним из важнейших элементов в копире является оптика. В случае ее запыления, на копии образуется фон, в результате которого, возрастает расход тонера. Для поддержания бесперебойной работы копировальной техники, требуется проводить регулярное сервисное обслуживание и замену быстроизнашиваемых (ресурсных) деталей. 

Если ваше оборудование эксплуатируется в интенсивном режиме, а нарушение нормального ритма работы из-за неисправностей может негативно повлиять на ваш бизнес, мы рекомендуем вам:

При соблюдении объема копирования, рекомендованного фирмой-изготовителем, техническое обслуживание необходимо производить не реже, чем раз в месяц.

При превышении ежемесячной нормы копирования, рекомендуется заключить договор на ежемесячное сервисное обслуживание и производить его в соответствии с показаниями счетчика (т.е. через количество копий, рекомендованных в месяц фирмой-изготовителем для данной модели аппарата).

Основные плюсы сервисного договора:

Максимально возможное сокращение количества неисправностей вашей техники.

увеличивает срок службы отдельных деталей, что приводит к увеличению срока службы офисной техники и снижению издержек на ее эксплуатацию;
экономия средств: позволяет (вследствие плановой диагностики) планировать затраты;

Обеспечивает бесперебойную работу оборудования 

Неограниченное количество бесплатных выездов на случаи непредвиденных инцидентов.

Мы своевременно резервируем на складе расходные материалы и запчасти для Вашего аппарата, и производим их отгрузку без предоплаты, тем самым, сокращая время реагирования на вызовы и сроки ремонта.

Предоставление заказчикам квалифицированного сервисного обслуживания офисной техники является одним из основных приоритетов нашей компании.
Обратившись к нам, Вы всегда получите ответы на все интересующие Вас вопросы, касающиеся приобретения, эксплуатации и обслуживания копировально-множительной техники.

Консультацию Вы можете получить по телефону: (383) 267-84-45